С развитием информационных технологий и увеличением скорости доступа в Интернет, компании все больше документов публикуют онлайн, хранят на общих облачных хранилищах, прикрепляют в письмах и заказах.
Битрикс24 выводит работу с документами на новый уровень, интегрируя файловое хранилище с менеджером задач, CRM, чатом и Живой лентой.
Но что же делать, если место на облаке стремительно заканчивается? Как понять, на что же потрачено выделенное пространство и освободить диск?
Как посмотреть свободное место в Битрикс24
Начнем с анализа проблемы. Посмотреть сколько дискового пространства доступно на вашем тарифном плане и сколько уже занято можно в разделе Мой тариф - Мой Битрикс24. Эта страница доступна только пользователям с правами администратора.
Здесь мы видим краткую статистику:
- Занято базой данных - это объем, который занимает база данных самого портала - комментарии, клиенты, задачи, данные рабочего времени и т. п. Это пространство можно очищать только удаляя информацию из портала, но это редко требуется, т. к. объем базы данных обычно невелик.
- Занято другим - эта цифра обычно значительно выше и как раз обозначает сколько файлов мы храним на портале и какой объем потенциально можно освободить.
- Свободного места - именно за увеличение этой цифры мы и боремся в статье.
Кстати, вы можете получить дополнительные 5 Гб дискового пространства, использовав наш промокод gc-disk. Промокод действует, только если вы еще ни разу не использовали промокоды на вашем портале.
Если на вашем диске еще много места - можно не беспокоиться и продолжать работу. Если же место заканчивается пора заняться очисткой.
Обратите внимание, что информация о занятом дисковом пространстве обновляется раз в сутки и если вы что-то удалите, это не сразу отобразиться в разделе Мой тариф.
Также посмотреть, сколько дискового пространства доступно на портале и каков ваш вклад в общий объем файлов можно в десктоп-приложении.
Очистка корзины
Прежде чем собирать экстренное совещание, ругать коллег за нерациональное использование и искать дубликаты файлов, давайте займемся самым простым - очисткой корзины.
Функционал корзины имеется на Общем диске компании и на каждом из личных дисков пользователей. Чтобы перейти в Корзину, необходимо в правом верхнем углу на странице диска нажать выпадающее меню напротив слова «Показать» и выбрать «Корзину».
Администратор портала может собственноручно очистить диски всех пользователей или попросить коллег сделать это самостоятельно.
Чтобы перейти в диск пользователя, необходимо открыть профиль пользователя на портале и в верхнем меню под фамилией и именем выбрать «Мой диск».
Зачастую пользователи забывают о корзинах и регулярного удаления мусорных файлов достаточно для решения проблемы нехватки дискового пространства.
Очистка служебных папок
Что же делать, если корзины пусты, а места все еще мало?
Есть другая служебная папка на портале Битрикс24, которая неконтролируемо разрастается и требует более аккуратного подхода при очистке. Это папка «Загруженные файлы».
В эту папку попадают различные служебные файлы, для которых не было определено свое место. Например, файлы прикрепленные к сообщениям в живой ленте, к комментариям, к задачам и т. п.
Эту папку также следует регулярно очищать, но следует помнить, что некоторые из этих файлов могут использоваться в работе и после удаления, станут недоступны, поэтому к данным нужно относиться с осторожностью. Например, удалить все файлы в корзину и подождать неделю, если жалоб на потерянные файлы не поступило - можно очищать и корзину.
Обратите внимание, что папка «Загруженные файлы» также имеется на личном диске пользователя - у каждого своя.
Лучшая экономия места при работе с загруженными файлами - это профилактика и правильное использование возможностей Битрикс24. Прежде чем прикреплять файл к задаче или комментарию, его следует загрузить в одну из рабочих папок на общем или личном диске и выбрать с помощью опции «Найти в Битрикс24». В этом случае файл не попадает в папку загруженных, снижаются шансы потерять нужную информацию или наплодить дубликаты одного файла.
Кроме загружаемых пользователями файлов, есть и другие служебные папки, файлы в которых создает Битрикс24. К ним относятся папки «Файлы из почты», «Телефония - записи звонков» и служебные папки приложений из Маркетплейс. Внимательно проверьте действительно ли вам нужны файлы из этих папок или их уже можно удалить за ненадобностью.
Очистка рабочих файлов
Если вы очистили все ненужные файлы из Корзины и служебных папок, а место все еще занято, значит ваши рабочие файлы занимают действительно большой объем. Здесь поможет только одно средство - внимательно просмотреть файлы и папки загруженные на портал. Возможно, некоторые из них не нужны в облаке и их можно удалить или переместить на локальное хранилище. Также убедитесь, что вы не используете ненужные дубликаты. К примеру, если у каждого сотрудника на личном диске имеется папка с одинаковыми регламентами, шаблонами и т. п., скорее всего имеет смысл вынести такую папку в общий диск, предоставить общий доступ всем заинтересованным сотрудникам и для удобства подключить папку к личному диску. В этом случае папка с файлами будет только одна и дубликаты не будут занимать лишний объем.
В идеальном случае каждый файл на портале должен быть в единственном экземпляре, и это совершенно не сказывается на удобстве работы, т. к. любой файл или папку с общего диска, личного диска кого-то из пользователей или из рабочей группы, можно подключить к своему диску для быстрого и удобного доступа.
Увеличение дискового пространства
Если на вашем портале все файлы - необходимы для работы, а места все еще не хватает, тогда остается только увеличить дисковое пространство для файлов.
Это можно сделать, использовав наш или перейдя на более высокий тариф. Доступное дисковое пространство определяется тарифом и не может быть приобретено отдельно (хотя такая возможность и была раньше).
Бесплатный тариф Проект - 5 Гб.
Тариф Проект+ - 24 Гб.
Тариф Розница + CRM - 24 Гб.
Тариф Команда - 100 Гб.
Тариф Компания - неограничено.
Не забывайте, что оплачивая тариф Битрикс24 в компании ГенКлауд, вы можете получить и надежного партнера, который всегда готов помочь.
Совместная работа с файлами и хранение в облаке - неотъемлемые инструменты современной организации работы и повышения эффективности компаний.
Сервис Битрикс24 и компания ГенКлауд помогут в этом!
Битрикс24 предоставляет пользователям широкие возможности хранения и организации данных, совместной работы с документами, поиска и обмена файлами между сотрудниками компании, закрепления документов за отделами, задачами и проектами с настройкой разных прав доступа к ним. Все современные преимущества облачного хранилища представлены в разделе «Диск».
Благодаря функционалу Диска пользователи могут:
- Создавать папки и файлы;
- Загружать документы и целые папки с данными на диск;
- Настраивать синхронизацию данных с локальным компьютером или другим устройством;
- Настраивать права доступа к папкам;
- Редактировать документы в режиме совместного доступа;
- Удалять и восстанавливать файлы;
- Делиться ссылками на документы в комментариях, в живой ленте, в задачах или в чате;
- Осуществлять поиск нужных документов по диску через поисковую строку;
- Просматривать историю изменения документов и осуществлять возврат к предыдущей версии и др.
Структурированность и интуитивно понятный интерфейс диска не требует от персонала специальных знаний и позволяет быстро и эффективно настроить портал под корпоративные задачи.
Виды дискового пространства в Битрикс 24 Диск
Битрикс24 позволяет использовать несколько логических вариантов дискового пространства: общий, личный диск сотрудника и хранилище данных, привязанное к группе или отделу. Каждый вид можно использовать для решения разного рода задач, настраивать права доступа для пользователей и возможности совместной работы с документами.
Общий диск Битрикс 24
Общее хранилище данных компании предназначено для файлов и документов организации, доступных всем сотрудникам, подключенным к системе.
Кнопками на основной панели раздела пользователи портала могут:
- Создавать новые папки разных уровней вложенности;
- Загружать готовые документы;
- Создавать документы, таблицы и презентации, работая непосредственно в браузере, благодаря интеграции системы с Google Docs и MS Office Online.
Администратор портала имеет возможность настроить права доступа к диску или его отдельным папкам. Для этого в меню «Настройки» в закладке «Диск» необходимо выбрать функцию «Настройка прав» и установить для каждого пользователя свои права доступа.
Возможны следующие настройки прав:
- Чтение - позволяет видеть содержимое хранилища;
- Добавление - дает права просматривать и добавлять файлы на диск;
- Редактирование - разрешает подключить данные к личному диску и открывает все возможности изменения на диске;
- Полный доступ - разрешает все доступные действия.
Дополнительно к этим правам может быть открыта возможность делиться с другими пользователями файлами диска через общий доступ.
Поиск по Bitrix24 Диск
Если нужно быстро найти любой документ, задачу или сообщение, достаточно ввести слово в поисковую строку в шапке страницы. Система покажет все объекты, содержащие это понятие. По мере ввода слова в поисковую строку, выдаются подсказки, из которых удобно сразу выбирать интересующий вопрос.
Кроме этого, в отдельных разделах есть возможность фильтровать объекты и искать только среди выбранных. Например, в «Задачах» можно выбрать задачи со статусом «В работе» и искать только среди них.
Отделы и задачи
Для каждой созданной группы и задачи в Битрикс24 автоматически формируется свой раздел «Диск». Здесь сотрудники могут размещать файлы, относящиеся к конкретным проектам, задачам, подразделениям. Права доступа к диску отдела или задачи настраиваются администратором группы или создателем задачи аналогично общему диску.
Так же, как и в общем диске, ссылки на документы можно оставлять в комментариях, живой ленте группы, прикреплять непосредственно к задаче, отправлять по почте. Все пользователи, для которых открыт доступ к диску группы или задачи, получают автоматические оповещения о сохранении сотрудником нового файла или редактировании уже имеющегося.
Система автоматически сохраняет предыдущие версии отредактированных файлов, что очень важно при коллективной работе - всегда можно проверить, кто внес изменения или вернуться к наилучшему варианту.
Мой диск
Раздел «Мой диск» является персональным хранилищем файлов, закрепленным за каждым сотрудником. В этом разделе для пользователя поддерживаются следующие функции:
- Создание собственной структуры папок;
- Загрузка файлов и создание документов непосредственно в браузере;
- Настройка общего доступа к диску для отдельных пользователей.
По умолчанию в этот раздел попадают все файлы, которые пользователь загружал на портал, например, в комментарии или задачи; файлы портала, под которыми сотрудник нажал кнопку «Сохранить на Битрикс24.Диск»; созданные сотрудником файлы, например, в календаре, комментариях, задачах и группах. Эти документы сохраняются в автоматически создаваемые системные папки: соответственно «Загруженные файлы», «Сохраненные», «Созданные мною».
Сотрудник может создать собственную, удобную для него, структуру папок в своем хранилище данных через основную панель раздела, а также подключать к нему общий диск Битрикс24 в том случае, если владеет правами редактирования.
Возможности и настройка десктопной версии Битрикс24.Диск
Битрикс24.Диск является частью десктопного приложения корпоративного портала Битрикс и позволяет работать с файлами и папками, хранящимися на портале с любого устройства, синхронизировать данные между всеми используемыми устройствами, организовать совместную работу с файлами общего и личного диска портала, отслеживать историю работы над документами.
Использование Битрикс24.Диск значительно упрощает совместную работу с документами, сокращает время на рассмотрение и согласование версий документов, упрощает удаленную работу с данными.
Установка и настройка Битрикс24.Диск
Для использования функционала Битрикс24.Диск должна быть установлена десктопная версия приложения, установку которой вы можете произвести прямо с вашего портала Битрикс24.
Чтобы подключить Битрикс24.Диск следует активировать кнопку «Подключить» в одноименной закладке приложения. Автоматически все файлы с диска портала будут загружены в папку \Мои Документы\Bitrix24\. После активации диска все обновленные и вновь созданные на локальном компьютере файлы в свою очередь будут отправляться на диск портала в автоматическом режиме. Адрес сохранения файлов можно изменить через функцию «Изменить директорию» в этой же вкладке программы.
Синхронизация данных через Битрикс24.Диск позволяет решать разнообразные задачи в работе с документами:
- При создании файла в выбранной папке на компьютере копия файла автоматически загружается на портал и становится доступна для просмотра подключенным пользователям;
- Все изменения, вносимые в документ на локальном компьютере, сразу отражаются на диске портала;
- Пользователи, получившие ссылку на документ, сохраненный в Битрикс24.Диск, будут получать новую версию файла при каждом обновлении;
- При подключении к Битрикс24.Диск нескольких локальных устройств изменения будут синхронизироваться автоматически между всеми устройствами.
Место в облачном хранилище
Удобство и широкий функционал Битрикс24 позволяет практически полностью отказаться от локальных хранилищ файлов. Тарифные планы Битрикс24 различаются местом выделенного дискового пространства.
На бесплатном тарифе «Проект» объем хранилища составляет всего 5 Гб и подойдет больше для личного использования, чем для корпоративных целей. По тарифам «Проект+» и «Команда» на портале будет зарезервировано 24 и 100 Гб места соответственно.
Оставшееся свободное пространство облачного хранилища можно увидеть в разделе «Мой тариф», выбрав закладку «Мой Битрикс24». Для этого нужно обладать правами администратора на портале. Здесь объем диска будет разделен на три составляющих:
- Занято базой данных;
- Занято другим;
- Ссвободного места.
Под базой данных подразумеваются все созданные на портале задачи, все CRM-объекты, письма, события и т.д. Объем хранилища с пометкой «занято другим» - это все занятое пространство диска, в том числе личных хранилищ данных и диска рабочих групп. Именно этот объем, как правило, можно освободить от уже ненужных файлов.
- Проверить раздел «Общий диск». Удалить ненужные файлы из веб-переписки и записи телефонии;
- В разделе «Мой диск» очистить системные папки от лишних автоматически сохраненных файлов;
- Выбрав отдельного сотрудника, зайти в его раздел «Мой диск» и удалить неактуальные файлы. Проанализировать так диск каждого пользователя;
- Аналогично очистить хранилище данных в каждой рабочей группе.
В каждом разделе после удаления файлов следует очищать корзину. Только в этом случае данные будут действительно удалены. Результат принятых мер можно увидеть не сразу, так как обновление информации о свободном месте на портале происходит один раз в сутки. Также, в новом релизе Битрикс24, который уже скоро появится, механизм очистки места для администратора портала сильно упростится.
Если всех этих мер окажется недостаточно для эффективной работы с хранилищем данных Битрикс24, организация всегда может воспользоваться неограниченным местом на диске, подключив тариф «Компания».
Чтобы задать вопрос по Битрикс24 или перейти на платный тариф, обратитесь к нам. Мы решаем любые задачи по Битрикс24, начиная с простых консультаций и до перехода на платные тарифы или коробочную версию. Статус «Золотого партнера Битрикс24» гарантирует нашу квалификацию, а штат программистов на Битрикс24 — возможности любых индивидуальных доработок и интеграций.